Espace Client SGFC

Comment structurer les étapes de votre projet

Aide pour votre transition vers la facturation électronique



Guide de Transition : Passage à la Facturation Électronique.

Facturation électronique : quels impacts ?


Pôle Clients (Ventes) :

Responsable de la conformité des données de facturation et de l'envoi via la plateforme choisie.

Pôle Fournisseurs (Achats) :

Chargé de la réception, de la validation des factures entrantes et de leur intégration en comptabilité.

Trésorerie / Finance :

Assure le suivi des statuts de paiement (obligatoire dans le nouveau cycle de vie de la facture) et la réconciliation bancaire.

Gestion de Données (Master Data) :

Responsable de la mise à jour constante des fiches produits, services et tiers.

Plan d'Action Facturation Électronique

Suivi opérationnel de mise en conformité

1. Identification des intervenants et définition du référent.

Comment organiser votre entreprise

Responsable VENTES

Vérification des Maj mentions légales Clients.

Responsable ACHATS

Vérification des Maj mentions légales Fournisseurs".

Responsable TRÉSORERIE

Mise à jour des statuts de paiement (IBAN tiers Fournisseurs/Clients).

Responsable DATA MGMT

Mise à jour des fiches produits et services.

2. Audit et Mise à jour des Bases de Données

2.1 Données Critiques à Mettre à Jour.


C'est l'étape la plus chronophage.
Une facture électronique sera rejetée par le système si les données sont incomplètes.
Cible Éléments à vérifier obligatoirement
Fiches Tiers SIRET, N° TVA Intracom, Adresse complète, IBAN, Email plateforme.
Produits / Services Libellés détaillés, Codes nomenclature, Taux TVA assignés.
Banque Paramétrage des flux pour le lettrage automatique.

2.2 Mise à jour des Bases de Données (modèle d'e-mail pour vos tiers)

Cible Données obligatoires à compléter
Tiers (Clients/Fourn.) SIRET (14 chiffres), N° TVA Intracom, Adresse légale, IBAN (SEPA), Email de leur plateforme PDP.
Catalogue (Produits/Serv.) Libellés précis, Codes nomenclature (CPV), Taux TVA exacts par défaut.
Banque Flux EBICS ou agrégation pour automatisation du lettrage financier.
Mémo : Conformité des Fiches Produits/Services (Facturation Électronique) Pour qu'une facture soit acceptée par les plateformes (PPF/PDP), chaque ligne de produit ou service doit être rigoureusement renseignée.
Voici les 5 points de contrôle :

1. Désignation précise
• Éviter les libellés vagues comme "Divers" ou "Prestation".
• Utiliser un intitulé clair qui décrit la nature exacte du bien ou du service.

2. Référence et Codification
• Vérifier la présence d'une référence interne unique.
• Anticiper l'usage des codes nomenclature (type CPV ou autre) si requis par le secteur d'activité.

3. Unité de mesure et Quantité
• Définir clairement l'unité (heure, jour, unité, forfait, kg, etc.).
• Le système doit pouvoir distinguer le prix unitaire de la quantité.

4. Taux de TVA et Exigibilité
• Associer chaque produit à son taux de TVA (20%, 10%, 5.5%, 2.1% ou exonéré).
• Préciser s'il s'agit de TVA sur les débits (biens) ou sur les encaissements (services).

5. Prix Unitaire HT et Remises
• Le prix unitaire doit être net de toute remise commerciale ligne par ligne.
• Les rabais ou ristournes doivent être clairement identifiés pour le calcul automatique de l'assiette fiscale.

3. Choix de la Plateforme (Calendrier Avril - Mai).

Facturation électronique : quelle Plateforme Agréée (PA)



D'ici le printemps, vos clients devront trancher sur l'outil qui servira de pont avec l'administration.
Le PPF (Portail Public de Facturation) : Service gratuit de l'État (socle minimal).
La PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) : Plateformes privées immatriculées offrant des services avancés (archivage, workflow de validation, paiements intégrés).
L'OD (Opérateur de Dématérialisation) : Logiciel de gestion qui se connecte au PPF ou à une PDP.

Conseil : En avril/mai, il faudra tester la compatibilité de l'outil choisi avec leur logiciel de comptabilité actuel pour garantir une intégration sans couture.

4. Organisation opérationnelle

Ventes

Conformité des mentions et envoi via la plateforme.

Achats

Réception, validation et archivage légal.

Trésorerie

Transmission des statuts de paiement obligatoires.

Data MGMT

Vérification SIRET / TVA / IBAN de tous les tiers.

Checklist de préparation

modèle d'e-mail pour vos tiers

Objet : Mise en conformité Facturation Électronique – Mise à jour de nos données tiers

Madame, Monsieur,
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, notre entreprise prépare actuellement la transition de ses flux administratifs afin de garantir la fluidité de nos échanges et le respect des nouvelles normes réglementaires.
Afin de mettre à jour notre base de données et d'assurer le traitement sans interruption de vos factures (et de vos paiements), nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer ou nous transmettre les informations suivantes avant le [Date souhaitée] :
Identification de votre structure :
Dénomination sociale exacte : [À compléter]
Numéro SIRET (14 chiffres) : [À compléter]
Numéro de TVA Intracommunautaire : [À compléter]
Adresse du siège social : [À compléter]
Coordonnées de facturation :
Adresse email dédiée à la réception des factures : [À compléter]
Coordonnées bancaires (IBAN/BIC) : Merci de nous joindre un RIB récent.
Information complémentaire (optionnel) :
Avez-vous déjà choisi votre plateforme de dématérialisation (PPF ou PDP) ? Si oui, merci de nous préciser son nom : [À compléter]
Ces informations sont essentielles pour que nos futurs échanges numériques soient validés par les plateformes de contrôle de l’administration fiscale.
Nous restons à votre disposition pour toute question relative à cette organisation et vous remercions par avance pour votre collaboration.

Bien cordialement,

[Signature du Client] [Poste / Entreprise]

Rappel Échéance Avril-Mai 2026

C'est la période charnière pour valider votre outil technique. Assurez-vous que votre choix (PDP ou PPF) est compatible avec votre volume de factures et vos besoins d'archivage.

Support SGFC

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06 52 53 25 91